В веб-сервисе для ведения учета, подготовки и отправки отчетности «Контур.Бухгалтерия» появилась новая опция. Теперь пользователи сервиса, оплатившие тариф «Оптимальный» или «Максимальный», могут готовить все документы, которые при обработке данных требует создавать закон о защите персональных данных от 27.07.06 № 152-ФЗ.
Что требует закон № 152-ФЗ
Как правило, работу с персональными данными в небольших организациях обычно возлагают на бухгалтера. Для выполнения этой обязанности бухгалтеру требуется изучить весьма объемный закон и понять, какие действия надо совершить, какие документы составить, найти примерные образцы этих документов, скорректировать их под свою специфику и заполнить.
В частности, каждый работодатель должен: определить политику в отношении обработки персональных данных; в некоторых случаях — получить согласие своих работников и клиентов на обработку их персональных данных и включить соответствующие положения в договоры с ними; документально определить, какие работники организации используют персональные данные в своей деятельности; назначить ответственного за организацию обработки персональных данных; отвечать по установленной законом форме на обращения субъектов персональных данных (подробнее см. «Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру»).
Кроме того, организация или ИП должны повесить в офисе и разместить на своем веб-сайте документ, определяющий их политику по обработке персональных данных. Наконец, каждый работодатель должен заполнить довольно сложное уведомление о том, что он работает с персональными данными и направить уведомление в Роскомнадзор.
Общее количество документов и действий по обработке данных исчисляется десятками. Это позволяет представить, сколько времени и сил потребуется бухгалтеру, чтобы организовать работу с персональными данными в соответствии с требованиями закона. При этом важно понимать, что пренебречь подобными обязанностями нельзя, поскольку штрафы за нарушение правил обработки персональных данных исчисляются десятками тысяч рублей, а количество проверок, проводимых Роскомнадзором, год от года только растет (подробнее см. «Как бухгалтеру избежать штрафа за нарушения при работе с персональными данными»).
Как избавиться от проблемы
Веб-сервис «Контур.Бухгалтерия» позволяет бухгалтеру сэкономить время и сосредоточиться на своей основной работе. В сервисе бухгалтер пошагово выполняет указанные действия, отвечая на понятные вопросы. Например, вписывает Ф.И.О. и должность человека, который будет отвечать за персональные данные, указывает бухгалтерские программы, которые используются для подготовки и отправки отчетности, называет документы, которые могут содержать персональные данные, и так далее.
По итогам выполнения этих действий в сервисе автоматически формируются все необходимые приказы, акты, уведомления и положения, необходимые для работы с персональными данными. Вопросы, возникающие в ходе совершения действий, бухгалтер прямо со страницы сервиса может задать эксперту и получить оперативный ответ. Когда все действия завершены, остается только распечатать подготовленные сервисом документы и подписать их. Впоследствии сервис будет напоминать, что пора провести определённое мероприятие, закреплённое в комплекте документов, а также следить за изменениями законодательства и информировать о том, что надо сделать после вступления поправок в силу.
Что же касается политики по обработке персональных данных, то сервис позволяет не только подготовить ее, следуя готовому шаблону, но и в несколько кликов разместить документ на сайте. Для этого достаточно скопировать созданную сервисом ссылку и указать ее на сайте.
Сервис также позволяет быстро и без ошибок заполнить довольно сложное уведомление в Роскомнадзор о том, что организация или ИП обрабатывают персональные данные. С помощью «Контур.Бухгалтерии» это смогут сделать даже те, кто неважно знает закон № 152-ФЗ. Готовое уведомление нужно распечатать и послать в Роскомнадзор по почте. А чтобы эта очень важная для успешного прохождения проверок информация дошла до ведомства быстрее, прямо из сервиса в Роскомнадзор можно отправить электронное уведомление. После принятия электронного уведомления Роскомнадзор известит об этом отправителя по электронной почте.
Описанные выше возможности появились в «Контур.Бухгалтерии» благодаря интеграции с другим сервисом СКБ Контур — «Персональные данные». Поэтому те бухгалтеры, которым в данный момент не требуется полноценная программа для ведения учета, формирования и отправки отчетности, могут приобрести сервис «Персональные данные» отдельно.