При исчислении налога на прибыль организации вправе учитывать расходы на топливо для служебного транспорта не по нормативам, установленным Минтрансом, а исходя из фактических затрат. Такой вывод следует из письма Минфина России от 26.09.19 № 03-03-07/74189.
Авторы письма рассуждают следующим образом. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).
При этом Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов. В связи с этим, при определении обоснованности затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе (но не обязан) учитывать расходы на ГСМ в пределах норм, утвержденных распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р, заявили в Минфине.
Таким образом, организации могут списывать затраты на топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода. Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией. Если налогоплательщик установил норму расхода топлива, то списать затраты сверх установленного лимита не получится (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.15 № А53-24671/2014).